¿Cómo agregar usuarios a un aportante en Enlace? Guía paso a paso

Administrar correctamente los accesos en la plataforma es fundamental para una gestión eficiente de la seguridad social en la PILA. Si tu empresa cuenta con equipo de nómina, contabilidad o recursos humanos, necesitas saber cómo agregar usuarios a un aportante en Enlace de forma segura y organizada.

En esta guía te explicamos:

• Qué es un aportante
• Por qué es importante administrar usuarios
• Paso a paso para agregar usuarios
• Buenas prácticas para la gestión multiusuario

¿Qué es un aportante en la seguridad social?

Un aportante es la persona natural o jurídica responsable de realizar los aportes al Sistema de Seguridad Social en Colombia a través de la PILA.

Puede tratarse de:

• Una empresa con empleados
• Un empleador
• Un contratante
• Una entidad pública
• Un independiente que realiza sus propios aportes

El aportante es quien:

✔ Liquida y paga la planilla PILA
✔ Reporta novedades (ingresos, retiros, incapacidades)
✔ Gestiona afiliaciones a EPS, AFP y ARL
✔ Responde ante entidades como la UGPP

¿Por qué agregar usuarios a un aportante?

En muchas empresas, la gestión de seguridad social no la realiza una sola persona. Es común que intervengan:

• Área de nómina
• Contabilidad
• Recursos humanos
• Firmas contables externas

Agregar usuarios permite:

✔ Delegar funciones sin compartir contraseñas
✔ Asignar perfiles específicos según rol
✔ Controlar accesos
✔ Mantener trazabilidad de acciones

Una correcta administración de usuarios fortalece el control interno del aportante.

Requisito previo para agregar usuarios

Antes de comenzar, asegúrate de que el usuario que deseas agregar ya se haya registrado previamente desde la opción "Soy nuevo y quiero registrarme" en la página web.

Este paso es obligatorio para poder asociarlo al aportante.

Paso a paso: cómo agregar usuarios a un aportante en SuAporte

1️⃣ Inicia sesión

Ingresa a la plataforma con tu usuario y contraseña.

2️⃣ Selecciona el aportante

Una vez dentro, selecciona el aportante al que deseas agregar el usuario.

Este paso es clave si administras varios aportantes.

3️⃣ Accede al menú

Haz clic en el ícono de las tres rayas ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla.

4️⃣ Administración de datos del aportante

Selecciona la opción “Administración datos del aportante”.

Luego haz clic en “usuarios aportante”.

Dentro de esta sección, haz clic en “Agregar usuarios”.

5️⃣ Buscar el usuario

Diligencia:

• Tipo de documento
• Número de documento

Haz clic en “Buscar usuario”.

6️⃣ Asignar perfiles

Una vez que se encuentre el usuario, puedes:

• Asignar todos los perfiles disponibles, o
• Seleccionar solo los perfiles específicos que desees otorgarle.

Aquí defines si podrá:

• Liquidar planillas
• Consultar reportes
• Gestionar novedades
• Administrar información del aportante

7️⃣ Guardar cambios

Haz clic en “Guardar” para completar el proceso.

El usuario quedará habilitado con los permisos asignados.

Buenas prácticas para aportantes

Como aportante, te recomendamos:

✔ Asignar perfiles según responsabilidades reales
✔ Revisar periódicamente los usuarios activos
✔ Eliminar accesos cuando un colaborador se retire
✔ No compartir credenciales

Una correcta gestión de accesos evita riesgos operativos y posibles errores en la liquidación de la seguridad social.

Sigue fortaleciendo tu gestión como aportante

Si quieres conocer más sobre la gestión integral del aportante en la PILA, te recomendamos estos artículos del blog de Enlace:

• Empresas y seguridad social 2025: cómo pagar la PILA de tus contratistas según la nueva reforma
• Cambios en la planilla PILA según la Resolución 000467 de 2025
• Nuevos cambios en la PILA a partir del 1 de agosto de 2025: lo que debes saber como aportante
• Manual para reportar novedades de retiro como contratante