En un entorno regulado y altamente exigente como el colombiano, comprender el tratamiento contable de las incapacidades laborales es fundamental para la correcta gestión de la nómina y la seguridad social. El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), mediante su Concepto 0214 de 2025, ha ofrecido una guía clara y actualizada sobre cómo deben registrarse contablemente estas novedades laborales.
En Enlace, como especialistas en procesos de seguridad social y análisis de datos, entendemos la importancia de este tipo de actualizaciones normativas para nuestros clientes. Por eso, aquí te explicamos de forma sencilla y práctica cómo aplicar correctamente estas disposiciones en tu contabilidad empresarial.
¿Qué dice el CTCP sobre las incapacidades laborales?
El CTCP ha sido enfático en que todas las incapacidades laborales deben registrarse como novedad en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), de conformidad con la normatividad vigente. Esto implica que las empresas deben reportar dichas novedades en la plataforma oficial que permite realizar el pago de los aportes a seguridad social.
“En el Sistema General de Seguridad Social en Salud serán a cargo de los respectivos empleadores las prestaciones económicas correspondientes a los dos (2) primeros días de incapacidad originada por enfermedad general…” — Decreto 780 de 2016.
Registro contable: ¿gasto o cuenta por cobrar?
Según el CTCP, la clave está en la duración de la incapacidad y en la certeza de su recuperación:
Este tratamiento contable busca alinear las prácticas de las empresas con las Normas de Información Financiera (NIIF) aplicables en Colombia.
¿Y el reembolso? No es ingreso
Uno de los errores comunes en contabilidad es registrar los reintegros por incapacidades como un ingreso nuevo. Según el CTCP, esto es incorrecto.
El reembolso recibido debe registrarse como un ajuste al gasto o a la cuenta por cobrar, nunca como ingreso, ya que no representa una fuente nueva de recursos, sino la devolución de un valor ya asumido por la empresa.
La importancia de reportar incapacidades en la PILA
Registrar correctamente las incapacidades en la PILA no solo garantiza el cumplimiento legal, sino que permite mantener la trazabilidad de los pagos, evitar sanciones y facilitar los procesos contables y de auditoría.
En Enlace, hacemos posible que millones de trabajadores y miles de empresas puedan contar con la tranquilidad de realizar de forma oportuna los pagos asociados a la nómina y seguridad social. Facilitamos estos procesos con SuAporte, nuestro ecosistema de soluciones digitales ágiles, confiables y seguras, que integra generación, validación, liquidación y recaudo de la PILA.
¿Cómo puede ayudarte Enlace?
Al adoptar plataformas como SuAporte, las empresas no solo cumplen con los requerimientos normativos del CTCP y la DIAN, sino que también simplifican la gestión contable de novedades como las incapacidades.
SuAporte PILA:
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Recomendaciones finales para el tratamiento contable de incapacidades
Conclusión
El Concepto 0214 de 2025 del CTCP brinda una guía clara para que las empresas manejen de forma adecuada las incapacidades laborales desde el punto de vista contable. En un país donde la normativa en materia de seguridad social es compleja y cambiante, contar con aliados tecnológicos como Enlace permite que lo complejo se vuelva simple, y lo técnico, comprensible y accionable.
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