En el ciclo laboral de cualquier empresa o trabajador independiente en Colombia, llega el momento en que se debe reportar la desvinculación de una persona del sistema de seguridad social. Este proceso se conoce como novedad de retiro, y aunque suene técnico, tiene un impacto directo en la salud financiera de los aportantes, en la operatividad de las empresas y en el cumplimiento normativo. A continuación, te contamos todo lo que necesitas saber sobre este tema.
¿Qué es una novedad de retiro en seguridad social?
Una novedad de retiro en seguridad social es el procedimiento para informar a las administradoras (como EPS, ARL, AFP) que un afiliado ha dejado de cotizar, ya sea por terminación de contrato laboral o porque ya no se cumplen los requisitos para seguir afiliado. Este reporte es crucial para que se suspenda la generación de cobros posteriores y evitar que se acumulen deudas y moras.
Este proceso aplica tanto para empleados dependientes como para independientes. En ambos casos, el retiro debe reportarse a través de la planilla PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes), que es el mecanismo oficial para el pago de aportes a seguridad social en Colombia.
¿Cuándo se debe reportar una novedad de retiro?
Existen varios escenarios en los que se debe hacer el reporte:
El reporte de retiro se debe hacer en la última planilla donde se pagará aportes, indicando como fecha de retiro el día siguiente al último día laborado.
¿Qué pasa si no se reporta la novedad de retiro?
No reportar a tiempo la novedad puede tener varias consecuencias negativas:
Por eso, la novedad de retiro debe hacerse de forma precisa, oportuna y dentro del mes siguiente a la finalización del vínculo laboral.
¿Cómo se reporta la novedad de retiro en PILA?
El reporte se realiza durante la generación de la planilla PILA. Allí, al seleccionar al trabajador, se debe marcar la casilla de “retiro” e indicar la fecha de la novedad.
Existen múltiples formas de realizar este proceso:
💡 Si tienes dudas sobre cómo reportar este tipo de novedades, te recomendamos revisar nuestros artículos especializados:
🔹 Cómo reportar novedades en la planilla tipo I
🔹 Cómo reportar novedades en la planilla tipo E (PILA)
Estos artículos te explican, paso a paso, cómo reportar adecuadamente todas las novedades, incluyendo el retiro, según el tipo de aportante.
La importancia de reportar correctamente con herramientas confiables
Muchas veces, los errores en el reporte de novedades no se deben al desconocimiento, sino a la falta de herramientas adecuadas. Aquí es donde plataformas como SuAporte PILA de Enlace marcan la diferencia.
Con SuAporte PILA puedes:
Este tipo de soluciones no solo facilitan la operación, sino que evitan errores costosos y optimizan la gestión del área de talento humano o contabilidad.
¿Qué dice la normativa sobre esta obligación?
Tanto empleadores como trabajadores independientes están obligados a reportar sus novedades de ingreso y retiro ante el sistema de seguridad social. La falta de reporte puede considerarse un incumplimiento sancionable, especialmente ante entidades como la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales).
El artículo 3.2.7.1 del Decreto 780 de 2016 establece la responsabilidad del aportante de mantener actualizada la información del afiliado, incluyendo novedades de ingreso, retiro y variación salarial.
¿Y si soy trabajador independiente?
Los trabajadores independientes también deben reportar la novedad de retiro cuando cesen sus actividades económicas. No hacerlo genera acumulación de cobros, intereses e incluso reporte ante la UGPP.
Es común que muchos independientes desconozcan este procedimiento, y por eso recomendamos herramientas que faciliten este tipo de trámites. En Enlace, a través de SuAporte, puedes autogestionar este proceso de manera ágil y segura.
Casos frecuentes y recomendaciones
Conclusión: Reportar la novedad de retiro es más que un trámite
Reportar correctamente la novedad de retiro en seguridad social es un acto de responsabilidad legal, operativa y financiera. Asegura el cumplimiento normativo, protege a tu empresa de sanciones y evita que los trabajadores enfrenten inconvenientes en sus trámites de salud, pensión o contratación futura.
En Enlace, hacemos sencillo lo complejo. A través de nuestra plataforma SuAporte PILA, facilitamos la gestión de novedades con soluciones digitales confiables, asesoría personalizada y herramientas que se adaptan al tamaño de tu empresa.
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